Grazie a uno strumento comodissimo possiamo confrontare i documenti in Word, trovare le differenze e anche unirli in uno solo.
Se lavoriamo con il computer ci è successo almeno una volta: lavoriamo a più mani su un documento, lo inviamo via mail a colleghi o collaboratori che non hanno ancora imparato a usare correttamente il Cloud, e ci troviamo con diverse copie, ciascuna modificata in un punto diverso. A quel punto non ci resta che confrontare i documenti leggendoli e cercando di capire chi ha spostato una virgola. A meno che non conosciamo una comodissima funzione di Word che fa questo lavoro per noi, in modo veloce ed efficiente come solo i computer sanno fare.
Certo, sarebbe meglio lavorare in Cloud su un documento condiviso, ma questa funzione di Word rende una passeggiata un compito che altrimenti ci porterebbe via tempo prezioso. Ecco come funziona.
Come confrontare i documenti in Word
la funzione che ci permette di effettuare questa comodissima operazione si chiama confronta e si trova fra gli strumenti di Revisione. Rispetto agli strumenti di Word che probabilmente siamo abituati ad utilizzare questo ha un comportamento un po’ più tecnico, che ai primi utilizzi potrebbe intimidirci. Tuttavia basta prenderci un po’ di confidenza per capire a cosa servono le quattro sezioni in cui viene divisa l’interfaccia di Word.
In particolare, la parte sinistra dello schermo mostra la lista delle differenze, al centro troveremo il documento principale mentre nella parte destra altre due piccole finestre ci permetteranno di scorrere i due documenti in parallelo. Quello che è davvero interessante è che le differenze sono evidenziate, in modo che saltino subito all’occhio.
Una volta terminato avremo anche la possibilità di salvare una versione unificata dei due documenti confrontati, incluse le modifiche che abbiamo fatto durante il confronto.
Usiamo la funzione Confronta
Apriamo Word e spostiamoci nella tab Revisione. Qui apriamo il menu Confronta e poi Confronta…. per iniziare a lavorare sui due documenti.
La finestra che si apre ci permette di scegliere due documenti, uno originale e uno revisionato. Scegliamoli e facciamo click su Ok.
Come possiamo vedere Word si divide in quattro sezioni. Quella centrale contiene il documento confrontato, cioè la “fusione” dei due documenti, con evidenziate a lato tutte le zone modificate e, a sinistra l’elenco delle revisioni effettuate, che sono le differenze fra i due documenti di partenza.
Una volta terminata la nostra revisione possiamo salvare il nuovo file con un nome diverso, in modo da avere una versione finale con tutte le modifiche.
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